Minggu, 01 Februari 2009

Pentingnya Data dan Informasi

Pendahuluan
Dalam dunia yang semakin terbuka, tuntutan terhadap pelayanan yang serba instan dari organisasi apapun terasa semakin kuat. Jika seorang mahasiswa dapat memesan tiket pesawat terbang di sebuah agen perjalanan dan mendapatkan seat untuk perjalanannya dalam waktu tak lebih dari 10 menit, maka boleh jadi diapun berharap agar dapat meminta dan mendapatkan laporan kemajuan belajarnya di fakultas/jurusannya dengan cepat pula. Staf pengajarpun barangkali berharap agar setiap saat dapat melihat jumlah kumulatif dan komposisi kum yang telah dicapai agar pada saat yang tepat dapat mengajukan kenaikan pangkatnya. Pelayanan serba cepat ini dapat terlaksanana hanya dan hanya jika seluruh data yang dibutuhkan tersebut terkumpul, tersusun, dan terorganisir dalam suatu basisdata (database) yang dapat diakses menurut keperluan kapan saja diperlukan.
Dalam dunia penelitian peran basis data ini tak kurang pentingnya. Perpustakaan boleh dibilang adalah salah satu bentuk basis data bagi keperluan penelitian. Akan tetapi, bila elemen kecepatan mulai dianggap sangat penting, maka suatu bentuk pengelolaan database penelitian tersendiri perlu disusun. Dengan tersedianya data base tersebut seorang peneliti dapat mengetahui posisinya diantara para peneliti lainnya di satu bidang, mengetahui topik-topik penelitian yang telah dikerjakan orang lain, dan lainnya tergantung kepada kelengkapan database tersebut. Tersusunnya basis data ini menjadi prasyarat bagi pengembangan sistem informasi manajemen (yang akan dibahas pada sesi berikutnya).
Dalam kehidupan sehari-hari kita, sebagai masyarakat informasi, kita selalu memproduksi dan mengkonsumsi data dan informasi baik sebagai individu, sebagai lembaga, maupun sebagai pelaku bisnis. Bahkan beberapa lembaga tidak akan berfungsi bila tidak didukung oleh data dan informasi, misalnya pemerintah, bank, masmedia, dan industri. Pengelola lembaga-lembaga ini berharap mendapatkan informasi yang tepat, akurat dan pada saat yang tepat. Informasi ini selanjutnya digunakan untuk pengambilan keputusan menggunakan berbagai alat seperti operation research, analisis sistem, ekonometrik atau PPBS (Program, Planning, Budgetting System).
Di dunia industri terdapat bukti yang jelas tentang manfaat sistem informasi untuk meningkatkan keuntungan. Oleh karena itu dihipotesakan bahwa lembaga pendidikan tinggipun akan dapat meningkatkan kinerjanya bila memanfaatkan sistem informasi yang dirancang dan dilaksanakan dengan tepat.
BATASAN DATA DAN INFORMASI
Data merupakan fakta mengenai objek, orang atau entiti. Data dapat berupa kuantitatif, dan kualitatif. Data tinggi badan suatu kelompok orang merupakan data kuantitatif, sedangkan hasil pengukuran evaluasi pekerjaan atau deskripsi kerja merupakan bentuk data kualitatif. Data dikumpulkan oleh suatu lembaga dan dimanfaatkan oleh berbagai jenis pemakai dengan cara yang berbeda-beda. Gambar 1 adalah gambaran bagaimana data tersebut diperoleh, dimanfaatkan kemudian menghasilkan data kembali.
Pada umumnya data dikelola mengikuti suatu hirarki data yang terdiri dari elemen data, cantuman (record), ruas (field) dan file. Istilah-istilah ini akan dijelaskan kemudian.
Informasi merupakan hasil analisa dan sintesa data. Informasi merupakan data yang telah diorganisasikan dalam bentuk yang sesuai untuk digunakan oleh pemakai data yang sesuai, misalnya untuk jurutulis, analis, manajer dan lain-lain.
Sebelum kita mempelajari bagaimana data tersebut diorganisasikan menjadi sebuah basis data, marilah kita melihat bagaimana suatu fakta direpresentasikan dalam basis data.
Unit terkecil dari data adalah elemen data, yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi. Nama pengarang, nomor pegawai dan nomor penerbitan adalah contoh elemen data. Unit terbesar dari suatu basis data adalah cantuman (record). Cantuman terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu obyek atau kegiatan tertentu. Ia mengandung pengertian, bentuk, danisi dari informasi yang merupakan satu anggota dari basis data.Jadi cantuman adalah suatu unit yang utuh dari suatu basis data.
-tindakan
-keputusan
-pengetahuan
-informasi fakta
-kumpulan data
-item data
Proses dimana data diperoleh, dimanfaatkan dan kembali menjadi data baru.
Contoh suatu cantuman suatu basis data
ELEMEN DATA, RUAS (FIELD) DAN FILE
Satu cantuman terdiri dari beberapa elemen data, dan ruang untuk isian data yang disebut ruas atau field. Pada contoh diatas terdiri atas PENELITI, JUSUL PENELITIAN, KOTA TEMPAT LAPORAN DITERBITKAN, INSTANSI YANG MENERBITKAN LAPORAN, TAHUN TERBIT, KETERANGAN ISI, dan KODE LAPORAN
Peneliti : Abdul Rahman Saleh
Judul: Penelitian minat baca di Kabupaten Malang
Keterangan Penerbitan: Bogor: Institut Pertanian Bogor, 1996
Keterangan Isi: ix, 125 hal.; il.; 23 cm
Kode Laporan: 025.1 SAL p
Jadi ruas data adalah bagian yang menyusun isian data
Ruas atau field masih dapat dibagi lagi menjadi sub ruas atau subfield. Jadi subruas atau subfield adalah bagian-bagian yang menyusun satu ruas. Pada contoh di atas ruas Keterangan Penerbitan terdiri dari tiga subruas yaitu KOTA tempat Laporan tersebut diterbitkan, PENERBIT Laporan, dan TAHUN lapotan tersebut diterbitkan.
Bogor
Institut Pertanian Bogor,
1996
Ruas Keterangan Penerbitan
Sub ruas inilah yang menjadi unit informasi terkecil dalam suatu basis data. Sebenarnya subruas masih dapat terdiri atas beberapa kata, dan kata terdiri atas beberapa huruf (karakter). Karakterpun dalam komputer masih diukur dengan satuan byte yang terdiri atas bit. Bit inilah sesungguhnya satuan terkecil dari suatu informasi dalam komputer. Namun dalam kaitan pembahasan lebih lanjut kita tidak menguraikannya lebih lanjut. Semua catatan yang sejenis selanjutnya disusun menjadi satu file.
BASIS DATA
Apa yang disebut dengan basis data? Basis data merupakan koleksi data yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu alat dan cara yang memudahkan pengambilannya kembali. Basisdata terdiri dari minimum satu atau beberapa file. Contoh basis data antara lain:
-Kumpulan nama peserta arisan
-Kumpulan nama penghuni asrama mahasiswa
Daftar nama dan khasiat tanaman obat
Daftar merk, jenis, ukuran, dan harga sepatu di toko Bata
Daftar penelitian yang pernah dilakukan di suatu perguruan tinggi
dan lain-lain.Dalam bentuk yang lebih kongkret.Basis data penelitian di suatu perguruan tinggi
Semua yang diterangkan di atas yakni basis data, cantuman (record), data, ruas (field), dan subruas (subfield) sesungguhnya telah anda kenal dan temukan dalam pekerjaan sehari-hari (misalnya saja daftar nilai mahasiswa semester ganjil dan sebagainya).
KEGUNAAN BASIS DATA
Basis data yang telah disusun dengan sistematika tertentu akan berguna jika seseorang ingin mencari informasi/keterangan yang terkandung dalam data tertentu. Misalnya, untuk kasus hasil penelitian, jika seseorang ingin mencari judul penelitian yang dilakukan oleh Lanya, maka dengan mencari berdasarkan nama peneliti, yaitu pada Lanya kita akan menemukan hasil penelitian yang kita cari
Demikian pula jika seseorang ingin mencari berdasarkan judul penelitiannya, maka ia harus memeriksanya pada data penelitian yang diurut berdasarkan judul penelitian.
Demikian juga jika kita memerlukan informasi penelitian mengenai komoditi atau topik tertentu maka kita dapat mencarinya pada daftar penelitian yang disusun berdasarkan komoditi atau topik penelitian. Contoh kasus di atas misalnya kita ingin mencari topik penelitian Remote sensing maka kita dapat menemukan semua hasil penelitian yang bertopik remote sensing
Jadi manfaat basis data sudah jelas yaitu memudahkan dalam mencari informasi (kumpulan data yang telah mengalami proses). Terutama kalau disusun secara sistematika tertentu.
Namun cara penyusunan dengan sistem tradisional itu biasanya mempunyai banyak keterbatasan. Umumnya hanya disusun berdasarkan suatu ciri tertentu saja, misalnya menurut nama peneliti, judul penelitian saja. Jarang misalnya disusun berdasarkan topik, tahun penelitian da ciri-ciri lain yang kurang lazim. Padahal kadang-kadang kita memerlukan data atau informasi mengenai penelitian berdasarkan topik penelitian atau tahun penelitian misalnya. Pada kondisi demikian mungkin kita akan mengalami kesulitan untuk mencari data atau informasi yang kita inginkan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar