Pengolaan Basis Data

PENGELOLAAN BASIS DATA SECARA MANUAL
Basis data dapat dikelola secara manual dan sederhana. Misalnya saja kita menyimpan "record" mahasiswa yang dikumpulkan dalam satu map, kemudian kumpulan map tersebut disimpan dalam filing cabinet.Setiap mahasiswa memiliki satu map yang berisi data tentang dirinya seperti Nama, Nomor Pokok, Tahun Masuk, Semester, Nilai setiap mata kuliah, dan sebagainya. Dalam hal ini maka seluruh filing kabinet tersebut merupakan suatu basis data. Sedangkan setiap map mahasiswa yang berisi data mahasiswa tersebut merupakan suatu cantuman data (record). Sedangkan isi map tersebut yaitu Nama Mahasiswa, Nomor Pokok, Tahun masuk, Semester, Nilai dan lain-lain merupakan suatu ruas (field).
Basis data yang dikelola secara manual ini memiliki banyak sekali keterbatasan. Basis data ini hanya bisa disusun menurut salah satu ciri saja, misalnya menurut nama mahasiswa. Jika basis data ini sudah disusun menurut nama mahasiswa, maka tidak mungkin basis data ini disusun lagi menurut misalnya nomor pokok mahasiswa. Susunan tersebut kemudian akan menjadi titik cari (access point) bagi setiap cantuman (record) basis data tersebut. Dengan demikian maka setiap cantuman pada basis data tersebut hanya bisa dicari melalui satu titik cari saja. Misalnya map pada filing kabinet tersebut disusun menurut abjad nama mahasiswa, maka setiap map tersebut bisa dicari hanya bila kita mengetahui nama mahasiswa yang bersangkutan. Bila kita tidak tahu nama mahasiswa, tetapi hanya tahu nomor pokoknya saja maka dapat dipastikan bahwa kita tidak akan dapat mencari map mahasiswa yang kita maksud. Sebaliknya juga terjadi, bila map tersebut kita susun menurut urutan nomor pokok mahasiswa, maka bila kita hanya tahu nama mahasiswa, tetapi tidak tahu nomor pokok mahasiswa tersebut maka dapat dipastikan bahwa kita tidak akan menemukan map mahasiswa yang kita inginkan. Jadi pengelolaan basis data secara manual sangat tidak fleksibel

PENGELOLAAN BASIS DATA DENGAN KOMPUTER
Data mahasiswa yang kita miliki dapat kita kelola dengan menggunakan komputer. Tentu saja kita memerlukan perangkat lunak untuk mengelola data tersebut. Data tersebut kita buatkan ruas-ruas datanya, seperti misalnya:
Nama Mahasiswa : Abdul Rahman Saleh
Nomor Pokok: 150204
Tahun masuk: 1997
Semester: 1
Dan seterusnya

Setiap mahasiswa mempunyai struktur data yang sama. Kita tinggal mengisikan data masing-masing mahasiswa. Setelah pengetikan data (inputting) ke komputer selesai, maka data tersebut diproses lebih lanjut, misalnya diindeks, diurut menurut urutan yang kita kehendaki dan lain-lain. Cantuman tersebut dapat dilacak kembali dengan menggunakan elemen data yang sudah dimasukkan, misalnya nomor pokok, tahun masuk dan lain-lain. Artinya tidak terbatas kepada urutan data yang kita gunakan dalam menyusun basis data tersebut.

KEGIATAN MANAJEMEN DATA
Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumberdaya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data organisasi yang akurat, tepat dan mutakhir dapat tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup pengumpulan data, integritas dan pengujian, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan. Pada sistem manual, seluruh kegiatan ini dikerjakan oleh manusia. Di era komputer saat ini orang masih diperlukan untuk pengumpulan dan pengujian data saja, karena komputer telah mengambil alih sebagian besar tanggung jawab manajemen data.
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basisdata disebut pengelola basisdata (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu:
perencanaan,penerapan, operasi dan keamanan:
Perencanaan database meliputi berkerja sama dengan pimpinan organisaasi untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu, DBA berperan penting dalam memilih DBMS (Data base management system).
Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spefisikasi dari DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.
Operasi database mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman.

KEUNTUNGAN MENERAPKAN KOMPUTER
Berikut adalah beberapa keuntungan jika data seperti itu disimpan dan diolah dengan komputer:
Satu kali data dimasukkan/diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain:
-dapat mencetak daftar penelitian dalam bentuk kartu
-dapat mencetak daftar penelitian dalam bentuk buku
-dapat mencetak buku induk jika diperlukan
-dapat mencetak daftar penelitian berdasarkan ciri tertentu misalnya komoditi, topik dll.
Pelacakan dapat dilakukan dari berbagai titik pendekatan (access point). Bukan saja berdasarkan nama peneliti, judul penelitian, topik penelitian, komoditi dan sebagainya, bahkan seluruh kata pada seluruh ruas yang ada pada basis data dapat kita jadikan titik pendekatan.
Pelacakan dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional.
Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi).
Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang sedikit dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional.
Data yang ada dapat saling dipertukarkan.
Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi menggunakan komputer.
Untuk mengolah data, dalam hal ini data penelitian, dapat menggunakan berbagai macam perangkat lunak seperti DBASE dari berbagai release, FOXPRO, MS ACCESS, CDS/ISIS, TINLIB, VTLS, LIBERTAS, CARDBOX, PC-FILE, dan masih banyak lagi yang belum tersebut pada modul ini.